5 elkerülhető hiba, ha céges rendezvényt szervez
Egy céges rendezvény megszervezése során sok nehézség felmerülhet. Vannak alap kérdések, melyet a helyszín megrendelése előtt célszerű jó előre átgondolnunk.
Nem mellékes az sem, hogy egy cégen belül a rendezvény megszervezésével és lebonyolításával megbízott kollégák nem ritkán ad hoc kerülnek kijelölésre, ezért viszonylag kevés tapasztalattal rendelkeznek a területen. Az ő munkájukat segítve a Geréby Kúria értékesítő csapata pár olyan tippet szeretne adni, mely jól jöhet egy esetleges rendezvény során.
A listát, mint egyfajta gyakorlati szempontból összeállított jótanácsot adjuk közzé:
1. Szükségem van-e külön rendezvényszervező cégre?
Egy rendezvényszervező cég megbízása sok esetben nagyon hasznos lehet, mivel ők azok, akik napi szinten szerveznek akár több száz fős rendezvényeket is. A rendezvényszervező cégek ugyanazokat a munkameneteket végzik rutinból, ezért szinte biztos lehetünk benne, hogy a rendezvényünk a legjobb kezekben van, nem marad el semmi.
Fontos tényező a rendezvényre fordítható költségkeret is, amely alapjában véve határozza meg, hogy külön rendezvényszervező belefér-e még a büdzsénkbe. A többletköltséget és a kapott szolgáltatást érdemes mérlegelnünk, de általánosságban elmondható, hogy minél kisebb egy rendezvény, annál jobban emelkednek az egy főre jutó fajlagos költségek. Ezt mindenképpen tartsuk evidenciában.
2. Időtényező (létszámok, forgatókönyv, határidők)
Általánosságban is igaz, de egy céges rendezvény megszervezésénél különösen fontos, hogy egyfajta időrendiséget állítsunk fel a majdani rendezvény leglényegesebb paramétereit illetően (pl.: meddig lehet szobát kötbérmentesen lemondani, mikor kell leadni az étkezésekre vonatkozó igényeket és egyéb határidős pontosításokat). Jól fog jönni egy rendszerezett csekklista szerű tervezet, amit mankóként használhatunk.
3. A rendezvényen résztvevők kora, neme
Nagy hiba, ha csapatépítést szervezünk, de nem tudjuk milyen életkorú, nemű, fizikai állapotú munkatársak fognak rajta részt venni. Kisebbik probléma, ha a étkezés menüt nem ezen paraméterek alapján választottuk ki, de nagyobb gond lehet, ha fizikailag túlterheljük a kollégákat. Kérje segítségünket, tanácsunkat! Többéves tapasztalat alapján garantáltan találunk az Önök csapatára szabott élménydús és hatékony csapatépítő programot.
4. Helyszínválasztás megközelíthetőség szempontból
A rendezvényhelyszín kiválasztásánál nagyon fontos szempont, hogy a résztvevők honnan érkeznek. Túl sokat (a nyaralásunktól eltekintve) ritkán szeretünk utazni, ezért ha csak érdemes egy olyan köztes helyszínt kiválasztani, amit minden résztvevő könnyen és gyorsan meg tud közelíteni.
5. Helyszíni szemle megrendelés előtt
Ha még nem ismerünk egy helyszínt, nagy segítség lehet egy kép kialakításában egy személyes bejárás. Ha csak tehetjük, látogassunk el a potenciális helyre, kérdezzünk, ha időnk engedi fogyasszunk egy könnyű ebédet. Ezzel sok apró részletbe betekintést nyerhetünk és egyfajta képet kaphatunk a potenciális helyszínről.
Az Ön gondos előkészítő munkáján túlmenően rendezvénye sikeressége a rendezvényhelyszín vállalt teljesítményén is múlik. A Geréby Kúria több évtizedes működési gyakorlata, tapasztalatunk és valamennyi munkatársunk vendégszeretete garancia az Ön rendezvényének sikerére is.
Ne feledje, ha rendezvényt szervez, felmerülő kérdéseit kollégáink 24 órán belül készséggel megválaszolják. Csapatépítés, konferencia, meeting? Mindenre van megoldásunk! Önnek tökéletes választás a Geréby Kúria.
